XpenseDesk

מדיניות פרטיות — XpenseDesk

גרסה 1.0  |  יוני 2026

תוכן עניינים

  1. כללי
  2. המידע שאנו אוספים
  3. כיצד אנו משתמשים במידע
  4. דיוור שיווקי
  5. רכיב הבינה המלאכותית (AI)
  6. העברת מידע לצדדים שלישיים
  7. כלי ניטור, אנליטיקה ופרסום
  8. עוגיות (Cookies)
  9. אבטחת מידע
  10. שמירת המידע
  11. קטינים
  12. זכויות עיון, תיקון ומחיקה
  13. שינויים במדיניות
  14. יצירת קשר
1 כללי
1.1במביה דיגיטל (ת.ז. 308884436) ("החברה", "אנחנו") מפעילה את XpenseDesk — מערכת לניהול הוצאות עובדים לעסקים קטנים ובינוניים ("המערכת"). אנחנו מכבדים את זכותך לפרטיות ומייחסים חשיבות רבה לאופן שבו נתוניך נאספים, נשמרים ומשמשים.
1.2מדיניות פרטיות זו מסבירה אילו נתונים אנו אוספים, למה אנו משתמשים בהם, כיצד אנו מגנים עליהם, ומה הן זכויותיך ביחס אליהם. השימוש במערכת מהווה הסכמה למדיניות זו.
1.3מדיניות זו נכתבת בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד ומתייחסת לכל המינים כאחד.
1.4השימוש במערכת כפוף גם לתנאי השימוש המלאים של XpenseDesk: www.xpensedesk.com/terms.
2 המידע שאנו אוספים
2.1מידע שמסרת לנו בעת ההרשמה ושימוש במערכת:
2.1.1פרטי זיהוי ויצירת קשר: שם, כתובת דוא"ל, שם החברה.
2.1.2פרטי עובדים: שם ודוא"ל של עובדים שהוזמנו למערכת, ומספר תעודת זהות של עובדים לצורך ייצוא דוחות שכר.
2.1.3נתונים פיננסיים: קבלות, חשבוניות, סכומים, מטבעות, ספקים, תאריכים, ומידע הקשור להוצאות העסקיות.
2.1.4פרטי תשלום: אנחנו לא שומרים פרטי כרטיס אשראי על שרתינו. מידע זה מועבר ישירות לחברת הסליקה (Tranzila) ונשמר אצלה בצורה מאובטחת כטוקן.
2.2מידע הנאסף אוטומטית בעת שימוש במערכת:
2.2.1מידע טכני: כתובת IP, סוג דפדפן, מערכת הפעלה, מזהה מכשיר.
2.2.2נתוני שימוש: דפים שנצפו, פעולות שבוצעו, זמני כניסה ויציאה — לצרכי שיפור המוצר ואיתור תקלות.
2.2.3מידע מעוגיות וכלי מעקב — ראה סעיף 8 להלן.
3 כיצד אנו משתמשים במידע
3.1אנו משתמשים במידע שנאסף למטרות הבאות:
3.1.1אספקת השירות: ניהול חשבונות, עיבוד קבלות, הפקת דוחות, שליחת הודעות מערכת.
3.1.2שיפור המוצר: ניתוח דפוסי שימוש, איתור תקלות, פיתוח פיצ'רים חדשים — על בסיס נתונים מצוברים ואנונימיים.
3.1.3תמיכה: מענה לפניות ובעיות תפעוליות.
3.1.4עמידה בדרישות חוקיות: שמירה על מסמכים ונתונים כנדרש לפי הדין הישראלי.
3.1.5דיוור שיווקי — בהתאם לסעיף 4 להלן, רק למשתמשים שהסכימו לכך במפורש.
4 דיוור שיווקי
4.1אנו שולחים הודעות שיווקיות ועדכוני מוצר אך ורק למשתמשים שנתנו הסכמה מפורשת לכך במהלך ההרשמה או בכל עת אחרת.
4.2ניתן לבטל את ההסכמה לקבלת דיוור שיווקי בכל עת, בלחיצה על קישור הסרה בתחתית כל הודעה, או בפנייה ישירה לכתובת support@xpensedesk.com.
4.3הודעות שירות הכרחיות (אישורי תשלום, סגירת מחזור, אופציות אבטחה) ייחשבו לאחר מתן הרשאה בלבד ואינן כפופות להסכמה לדיוור שיווקי.
4.4אנחנו לא נמכור ולא נעביר את כתובת הדוא"ל שלך לצדדים שלישיים לצרכי שיווק ישיר.
5 רכיב הבינה המלאכותית (AI)
5.1המערכת כוללת רכיב AI לקריאה אוטומטית של קבלות וחשבוניות — חילוץ סכום, מטבע, ספק ותאריך. רכיב זה פועל כברירת מחדל ומסייע לעובד לאשר נתונים במקום להזין אותם ידנית.
5.2שרתי ה-AI ממוקמים באירופה. קבצי הקבלה (תמונות ומסמכים) מועברים לעיבוד לשרתים אירופאיים בלבד, ללא שיוך לפרטים מזהים נוספים מעבר לתוכן הקובץ עצמו. לא מועבר שם עובד, מספר זהות, כתובת דוא"ל, או כל מידע אישי אחר יחד עם הקבלה.
5.3העיבוד מתבצע באמצעות ספקי מודלי AI חיצוניים שעם שרתיהם נחתם הסכם עיבוד נתונים (DPA) העומד בדרישות ה-GDPR. ספקים אלה פועלים כ-Data Processors ואינם רשאים לעשות שימוש בנתונים לכל מטרה אחרת מלבד עיבוד הבקשה.
5.4תוצאות ה-AI הן המלצה בלבד. האחריות לאימות נכונות הנתונים ולאישור ההוצאות חלה בלעדית על המנהל המאשר בחשבון הלקוח.
5.5הלקוח רשאי להשבית את רכיב ה-AI מהגדרות המערכת ולהזין נתונים ידנית בלבד.
לתשומת לבך קבלות שתעלה למערכת עשויות להיות מועברות לעיבוד חיצוני לצורך ניתוח ה-AI. העברה זו מתבצעת לשרתים אירופאיים בלבד, ללא מידע מזהה מעבר לתוכן הקובץ עצמו.
6 העברת מידע לצדדים שלישיים
6.1אנחנו לא מוכרים ולא משכירים מידע אישי לצדדים שלישיים. אנו משתפים מידע רק בנסיבות הבאות:
6.1.1ספקי שירות הכרחיים: חברת הסליקה (Tranzila), ספקי תשתית ענן, ספקי מודלי AI — לצורך מתן השירות בלבד, בכפוף להסכמי עיבוד נתונים.
6.1.2ציות לדין: בתגובה לצו שיפוטי, דרישת רגולטור מוסמך, או לצורך מניעת פגיעה חמורה.
6.1.3שינוי מבנה עסקי: במקרה של מיזוג, רכישה, או העברת פעילות — הרוכש יקבל על עצמו את התחייבויות מדיניות פרטיות זו.
6.1.4כלי אנליטיקה ופרסום — ראה סעיף 7 להלן.
6.2חלק מהצדדים השלישיים (ספקי ענן, מודלי AI) עשויים לעבד מידע מחוץ לגבולות ישראל. במקרים אלה אנו מוודאים כי מתקיימת הגנה נאותה על המידע בהתאם לדרישות הדין, לרבות הסכמי עיבוד נתונים תואמי GDPR לשרתים האירופאיים.
7 כלי ניטור, אנליטיקה ופרסום
7.1Google Analytics — אנחנו משתמשים ב-Google Analytics לצורך ניתוח תעבורה ושימוש באתר. המידע הנאסף הוא אנונימי (כתובות IP מקוצרות, נתוני ניווט כלליים) ומשמש לשיפור חוויית המשתמש ולמדידת אפקטיביות שיווקית. הנתונים מועברים ל-Google ומעובדים בהתאם למדיניות הפרטיות של Google (policies.google.com/privacy). ניתן לבטל שיתוף נתונים עם Google Analytics באמצעות תוסף הדפדפן של Google.
7.2Facebook Pixel — אנחנו משתמשים ב-Facebook Pixel של Meta Platforms לצורך מדידת אפקטיביות מודעות, בניית קהלי פרסום מותאמים, ורימרקטינג. Pixel זה עשוי לחבר נתוני גלישה לחשבון הפייסבוק שלך, בהתאם להגדרות הפרטיות שלך ב-Meta. ניתן לנהל העדפות פרסום בפייסבוק בכתובת facebook.com/adpreferences.
7.3כלים אלו עשויים להשתמש בעוגיות ובטכנולוגיות מעקב. שימושך באתר מהווה הסכמה לשימוש זה. ניתן להגביל כלים אלו באמצעות הגדרות הדפדפן שלך — ראה סעיף 8.
8 עוגיות (Cookies)
8.1אנחנו ושותפינו משתמשים בעוגיות לצרכים הבאים: שמירת מצב סשן (כניסה למערכת), ניתוח שימוש אנונימי (Google Analytics), ומדידת פרסום (Facebook Pixel).
8.2עוגיות הכרחיות (Session): נדרשות לתפעול השירות — ללא הן, לא ניתן להתחבר למערכת. לא ניתן לנטרל עוגיות אלה.
8.3עוגיות אנליטיקה ופרסום: ניתן לנטרל אותן דרך הגדרות הדפדפן ("הגדרות → פרטיות → עוגיות"), או דרך הכלים הייעודיים של Google ו-Meta המפורטים בסעיף 7. נטרול עוגיות אלה לא יפגע בשימוש השוטף במערכת.
9 אבטחת מידע
9.1אנחנו נוקטים באמצעי אבטחה המקובלים בתעשייה: הצפנת נתונים בתעבורה (TLS), גיבויים שוטפים, והרשאות גישה מוגבלות לנתוני לקוחות.
9.2הגישה למערכת מתבצעת באמצעות קישורי כניסה חד-פעמיים בלבד (Magic Link) — ללא שמירת סיסמאות על שרתינו.
9.3למרות האמור לעיל, אין אפשרות להבטיח חסינות מוחלטת מפני גישה בלתי מורשית. אם תגלה חשד לפריצה או שימוש לא מורשה בחשבונך, פנה אלינו מיידית בכתובת support@xpensedesk.com.
10 שמירת המידע
10.1נשמור את המידע שנאגר כל עוד החשבון פעיל, ולתקופה נוספת כנדרש לצרכים חוקיים, תפעוליים, ויישוב מחלוקות.
10.2לאחר ביטול חשבון: נתוני ההוצאות יישמרו לצפייה בלבד למשך 30 יום, ולאחריהם ייתכן מחיקתם. ניתן לייצא את הנתונים בכל עת לפני סגירת החשבון.
10.3מידע אנונימי ומצורף לשיפור המוצר עשוי להישמר ללא הגבלת זמן.
11 קטינים
11.1המערכת מיועדת לשימוש עסקי בלבד ואינה מיועדת לאנשים מתחת לגיל 18. אנחנו לא אוספים ביודעין מידע אישי של קטינים. אם נגלה שנאסף מידע כאמור שלא בכוונה, נמחק אותו מיידית.
12 זכויות עיון, תיקון ומחיקה
12.1בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, יש לך זכות:
12.1.1לעיין במידע האישי שנשמר אצלנו אודותיך.
12.1.2לבקש תיקון מידע שגוי, לא מעודכן, או חסר.
12.1.3לבקש מחיקת המידע האישי שלך, בכפוף לחובות שמירה חוקיות.
12.1.4לייצא את נתוני ההוצאות שלך בפורמט Excel בכל עת ישירות מהמערכת.
12.2לממוש הזכויות לעיל, פנה אלינו בכתובת support@xpensedesk.com. נטפל בבקשתך תוך זמן סביר ובהתאם להוראות הדין.
13 שינויים במדיניות
13.1אנחנו עשויים לעדכן מדיניות פרטיות זו מעת לעת. שינוי מהותי יובא לידיעתך באמצעות הודעת דוא"ל לפחות 14 יום לפני כניסתו לתוקף.
13.2המשך השימוש במערכת לאחר מועד השינוי מהווה הסכמה לתנאים המעודכנים.
13.3הגרסה העדכנית תמיד זמינה בכתובת: www.xpensedesk.com/privacy.
14 יצירת קשר
14.1לכל שאלה, בקשה, או פנייה בנוגע למדיניות פרטיות זו:

במביה דיגיטל

דוא"ל: support@xpensedesk.com

אתר: www.xpensedesk.com